Cara Merapikan Sebuah Dokumen

Begitu banyak dokumen-dokumen yang berserak di ruang kantor maupun di ruangan kerja kita. Tanpa disadari kita membuang dokumen yang kita anggap tidak terpakai lagi, tetapi ternyata dokumen tersebut masih sangat penting. Dokumen yang bisa kita buang jika masa efektifnya kurang lebih setahun. Beberapa orang sering menyimpang dokumennya pada satu tempat tetapi bercampur dengan dokumen lain, pada saat dibutuhkan kita mesti mencarinya lagi atau membongkar seluruh dokumen hanya untuk selebaran dokumen penting. Lalu setelah mendapat dokumen tersebut, disimpang lagi seperti posisi yang dahulu, dan untuk membutuhkannya lagi mesti dokumen tersebut di bongkar dan begitu seterusnya. Ini sangat tidak efektif, apalagi sangat banyak memakan waktu atau banyak waktu yang terbuang.

Dokumen terbagi atas dua macam, yaitu dokumen fisik dan non fisik (file komputer). Dokumen fisik berbentuk surat-surat atau selebaran kertas sedangkan dokumen non fisik berbentuk program file. Merapikan dokumen-dokumen dengan cara kita, akan lebih efektif sehingga kita lebih mudah untuk mencarinya pada saat kita membutuhkannya. Saya akan memberikan beberapa cara merapikan dokumen dalam bentuk fisik, sebagai berikut :

1. Sediakan tempat untuk penyimpanan dokumen, seperti rak, lemari atau meja khusus untuk penyimpanan dokumen.
2. Pisahkan dokumen berdasarkan kategori atau asal / sumbernya, kalau itu merukan dokumen perusahaan, pisahkan berdasarkan per departemen atau unit kerja.
3. Pisahkan dokumen yang masuk dan dokumen yang keluar, baik anda menyediakan tempat untuk merangkumnya.
4. Atur tiap selebaran dokumen dari tanggal terbitannya, dimulai dari bawah dokumen tanggal terbitan lama dan seterusnya dilanjutkan sampai tanggal terbitan hari ini / tanggal terbitan baru yang berada posisi atas.
5. Berikan masing-masing label dokumen yang telah dirangkum dan yang telah tersimpang dalam 1 tempat file berdasarkan sumbernya atau per departemen / per unit kerja.
6. Setelah anda bisa menyimpang di rak lemari terbuka atau lemari tertutup.
7. Buatlah sebuah buku daftar dokumen-dokumen yang anda sudah simpang di rak penyimpanan, agar mudah mencarinya.
8. Setiap ada surat yang masuk atau yang keluar, anda bisa mencatatnya dalam buku daftar lalu di file berdasarkan kelompoknya masing-masing.

Mengapa ada pengelompokan seperti ini? agar anda lebih muda mendapatkan dokumen yang anda butuhkan tanpa harus membongkarnya. Dokumen yang tidak tersimpang secara baik dan teratur akan sangat sulit anda untuk menemukannya dan ini akan memakan waktu yang lama. Kalau dokumen dalam bentuk file program komputer, caranya tidak jauh bedah dengan cara merapikan sebuah dokumen yang dalam bentuk fisik. Tanggal dan waktunya sudah terprogram secara otomatis, tinggal anda memisahkannya berdasarkan sumber dan per departmen / per unit kerja dalam bentuk 1 folder.

Merapikan sebuah dokumen sangat penting agar anda lebih mudah menemukannya, tidak dilihat dari segi besar dan kecil dan juga beberapa banyaknya dokumen. Jika anda inginkan yang lebih efektif, anda bisa melakukan beberapa cara seperti diatas agar anda tidak kesulitan dalam mencarinya dan mudah menemukannya. Hal ini juga merupakan salah satu cara kerja adminitrasi yang baik, agar pekerjaan anda kerjakan lebih produktif dan efektif. Itulah seberapa informasi yang saya bisa berikan buat anda yang ingin mengetahui cara merapikan sebuah dokumen baik di ruang kerja anda, di rumah maupun di tempat kerja.